1 Doel
Werknemers op de hoogte stellen van de werkwijze met betrekking tot het melden van (klokkenluiden) bezorgdheden ten aanzien van productveiligheid, integriteit, kwaliteit en wettelijkheid. Het creëren van een vertrouwelijke omgeving waarbij de medewerkers misstanden onder rechtsbescherming kunnen melden.

2 Begrippen
Productveiligheid
Alle situaties welke leiden tot een onveilig product op basis van fysische verontreiniging (glas, hardkunststof, metaal, hout e.d.), microbiologische afwijkingen, chemische afwijkingen (chemicaliën, die al dan niet doelbewust, aan product worden toegevoegd e.d.) en/of kruisbesmetting allergenen.

Integriteit
De garantie dat een product (inhoud en verpakking) volledig voldoet aan en overeenkomt met wat wordt gecommuniceerd op de verpakking van het product of op een andere manier wordt gecommuniceerd (specificaties, foto’s, databases, websites, internet) aan de klanten en consumenten, met inbegrip van wettelijke eisen.
Bijvoorbeeld biologische producten moeten ook echt biologische grondstoffen bevatten of bij herkomstvermelding moet de herkomst ook echt waar zijn. Indien een product niet voldoet aan vermeldingen op etiket e.d. dan is er sprake van een afwijking op integriteit.

Kwaliteitsafwijking
Afwijkingen met betrekkingen tot kwaliteit zijn alle afwijkingen die ontstaan indien er niet volgens procedures en instructies wordt geproduceerd. Bijvoorbeeld wanneer de frituurolie niet gecontroleerd en niet tijdig is vervangen.

Overtreding wet
Afwijkingen met betrekking tot wet- en regelgeving, zijn alle afwijkingen die ontstaan indien bedrijf niet volgens de wet produceert. Bijvoorbeeld wanneer bepaalde wettelijke veiligheidsnormen of arbeidstijdenwet worden overschreden.

Productintegriteitsfunctionaris
Specifiek aangewezen functionaris binnen het bedrijf die de integriteit van een product bewaakt en het integriteitsmanagement systeem beheert. De volgende misstanden vallen onder andere onder integriteit:
– Voedselveiligheid is in het geding;
– Niet naleven van wet- en regelgeving;
– Niet voldoen aan productclaims;
– Product (of grondstof) valt buiten specificatie
– Mogelijke fraude

Vertrouwenspersoon
Specifiek aangewezen binnen het bedrijf bij wie medewerkers terecht kunnen om vertrouwelijk hun zorg te bespreken of een misstand (of een redelijke verdenking ervan) te melden. De vertrouwenspersoon kan benaderd worden voor misstanden rondom gedrag van medewerkers. Binnen Kramers’ Seafood vervult Jolanda Roozendaal (externe QA adviseur) de rol van vertrouwenspersoon.

3 Reikwijdte
Iedere medewerker, die misstanden signaleert, heeft de plicht deze te melden. Iedere medewerker kan dit rechtstreeks aan zijn leidinggevende, productintegriteitsfunctionaris of vertrouwenspersoon melden.

4 Klokkenluidersregeling
Misstanden kunnen zowel intern als in het uiterste geval extern gemeld worden. Indien een werknemer een melding doet heeft deze recht op rechtsbescherming.

De volgende volgorde van het melden van misstanden moet worden aangehouden:

1. Melden bij de direct leidinggevende
De leidinggevende moet direct de juiste acties ondernemen. Indien de misstanden
niet worden opgepakt of de leidinggevende mogelijk betrokken is bij de misstanden kunt u melden volgens stap 2.
2. Melden bij de productintegriteitsfunctionaris
De productintegriteitsfunctionaris heeft de bevoegdheid en de verplichting elke melding te onderzoeken en passende maatregelen te treffen op de wijze zoals hij/zij verstandig acht.
3. Melden bij de directie/vertrouwenspersoon
Indien stap 1 en 2 geen of onvoldoende effect hebben dan melden bij de directie. Zij zijn eindverantwoordelijk. De vertrouwenspersoon heeft de bevoegdheid en de verplichting om te zorgen dat elke melding via de juiste kanalen bij de juiste personen terecht komt en wordt onderzocht.
4. Melding extern
Inden er een acuut gevaar voor collega’s is, de volksgezondheid/ algemeen belang in het geding is of bovenstaande personen waarbij interne melding gedaan kan worden betrokken zijn bij het te melden punt dan kunt u extern melden. Dit kan bij de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteiten.

Meldingen moeten altijd worden vastgelegd. Eventuele acties moeten worden benoemd, uitgevoerd en ook worden vastgelegd.

Functie e-mail Tel.nr.
Productintegriteits-manager QA Manager Klaas.vrolijk@kramersseafood.com +31 (0) 6 15826942
Directie CEO Hein.kramer.kzn@kramersseafood.com +31 (0) 6 38543683
Vertrouwenspersoon Adviseur QA Jolanda.Roozendaal@normecgroup.com +31 (0) 6 82418316

5 Melding en reactie
Het melden van een misstand (of een redelijke verdenking daarvan) aan de leidinggevende, de productintegriteitsfunctionaris of de directie/vertrouwenspersoon kunt u persoonlijk doen, schriftelijk, telefonisch of per e-mail. U heeft het recht om alvorens een melding te doen advies in te winnen over hoe een melding gedaan moet worden. U kunt hiertoe de vertrouwenspersoon benaderen. Meldingen direct via (social)media zijn ongepast en ongewenst

Probeer de melding zo gedetailleerd mogelijk door te geven aan de ontvanger. Dit is belangrijk om de zaak zo goed mogelijk te kunnen beoordelen. Denk daarbij aan de achtergronden, de geschiedenis en de reden voor uw punt van zorg alsmede data, plaatsen, andere informatie en namen.

Anonieme meldingen zullen niet in behandeling worden genomen. Het is dan niet mogelijk om een goed onderzoek uit te voeren en eventueel navraag te doen bij de melder.

De productintegriteitsfunctionaris of vertrouwenspersoon zullen de ontvangst van een melding bevestigen door binnen 14 werkdagen een beknopt verslag van de melding naar de melder te sturen en mondeling bespreken indien mogelijk. De productintegriteitsfunctionaris stuurt het meldingsformulier met zijn beoordeling van de zaak binnen 14 dagen naar de directie.
De directie zal onmiddellijk beginnen met de toetsing en het onderzoek naar de gemelde overtreding. Binnen een periode van vier weken na het indienen van de melding wordt de melder door degenen bij wie hij de melding in eerste instantie heeft gedaan schriftelijk op de hoogte gebracht van de stand van zaken met betrekking tot de gemelde overtreding.

6 Vertrouwelijkheid en anonimiteit
Alle meldingen worden vertrouwelijk behandeld. In geval u een overtreding meldt aan de productintegriteitsfunctionaris, de directie/vertrouwenspersoon zal uw identiteit bij diegene bekend zijn.

De vertrouwenspersoon of productintegriteitsfunctionaris mag uw identiteit niet bekendmaken zonder uw toestemming, behalve in de volgende gevallen:
– in geval van een daartoe strekkende wettelijke verplichting;
– in geval de melding niet te goeder trouw is gedaan (valse melding);
– indien dit met het oog op een zwaarwegend publiek belang vereist is.

Wanneer het feit dat het niet bekendmaken van de identiteit van de melder het onderzoek belemmert of compliceert of een obstakel vormt voor het nemen van gepaste maatregelen, zal de melder worden verzocht akkoord te gaan met het bekendmaken van zijn identiteit. In geval de identiteit van de melder bekend wordt gemaakt, zal de betreffende informatie alleen worden toevertrouwd aan de personen die deze informatie voor de beoordeling van de melding nodig hebben.

7 Voorkomen van strafmaatregelen of oneerlijke behandeling
Strafmaatregelen of oneerlijke behandeling naar aanleiding van te goeder trouw geuite zorgen, worden door de directie niet getolereerd. Medewerkers die een misstand melden, zullen worden beschermd en zullen in geen geval worden benadeeld als gevolg van hun melding. Wanneer de melder door een bepaald persoon wordt gestraft of oneerlijk wordt behandeld, zal dat gevolgen hebben voor die persoon. Eventuele getuigen van gemelde misstanden mogen ook niet worden benadeeld en zullen worden beschermd.

8 Misbruik van de klokkenluidersregeling
De directie gaat ervan uit dat medewerkers hun zorgen te goeder trouw zullen uiten. Als bij onderzoek geen bevestiging kan worden gevonden voor bepaalde zorgen of als deze niet reëel blijken te zijn, zullen er geen maatregelen worden genomen tegen medewerkers die te goeder trouw hun zorgen hebben geuit.

De directie kan niet toestaan dat werknemers opzettelijk meldingen indienen waarvan zij weten of geacht mogen worden te weten dat deze onjuist zijn. Valse meldingen kunnen gevolgen hebben voor de medewerker (bijvoorbeeld beëindiging van het arbeidscontract). Hij of zij kan aansprakelijk worden gesteld voor schade die wordt geleden door mensen die zijn getroffen door deze valse meldingen.

9 Implementatie
De directie is verantwoordelijk voor de implementatie van de klokkenluidersregeling binnen het bedrijf, de effectieve communicatie hiervan naar alle medewerkers en het creëren van de voorwaarden die noodzakelijk zijn voor een situatie waarin redelijkerwijs niets de melding van misstanden of overtredingen (of een redelijke verdenking daarvan) door een werknemer in de weg staat.

De directie neemt minimaal de volgende acties:
• Alle medewerkers informeren over het bestaan van deze procedure (incl. de inhoud), de noodzaak van melden (incl. waardering kritische houding)
• Een of meer vertrouwensperso(o)n(en) en/of productintegriteitsfunctionaris binnen de organisatie benoemen;
• De productintegriteitsfunctionaris en het management voorzien van de juiste instructies voor de correcte uitvoering van de procedure.

Terug naar Documenten